Warum wir nur die Ordner einlesen, die du nennst
Die naheliegende Idee ist: Wir lesen einfach das ganze Firmenlaufwerk ein, dann weiß die KI alles. Genau das machen wir nicht.
Das Risiko liegt in den Ordnern, an die keiner denkt
Auf fast jedem Laufwerk liegen Unterlagen, die nicht jeder sehen soll: Gehälter, Beurteilungen, Bewerbungen, Personalakten. Liest eine KI alles ein, kann sie auch daraus antworten. Dann bekommt jemand auf eine harmlose Frage eine Antwort, die aus einer Personalakte stammt.
Die Grenze sitzt beim Einlesen
In envisbo Cockpit wird nur eingelesen, was du ausdrücklich benennst, zum Beispiel „Aufträge 2026“ und „Vorlagen“. Was nicht eingelesen ist, kann in keiner Antwort auftauchen. Das ist sicherer, als alles einzulesen und erst bei der Antwort zu filtern.
Beim Einrichten steht deshalb ein Satz im Klartext: Alle angemeldeten Nutzer sehen alle eingelesenen Dokumente. So weißt du vorher, was das bedeutet, und wählst die Ordner entsprechend.
Was die Aufsichtsbehörden erwarten
Die Datenschutzkonferenz verlangt in ihrer Orientierungshilfe zu RAG-Systemen ein Rollenkonzept, damit Mitarbeitende nur abfragen, was für sie bestimmt ist. Solange es keine Rollen und Rechte gibt, sorgt die Auswahl der Ordner dafür, dass nichts Vertrauliches eingelesen wird.